| |
ONLINE DIALOGEN |
Veel organisaties en managers hebben door schade en schande ondervonden
dat het doordrukken van plannen gemaakt door een klein centraal team
weinig resultaten opleveren en soms zelfs tot negatieve effecten leidt.
Top down werkt niet meer. Aan de ene kant hebben managers vaak overvolle
agenda’s met afspraken en meetings, waardoor ze relatief weinig contact
met de dagelijkse praktijk hebben. Aan de andere kant zijn medewerkers,
klanten en burgers in Nederland in de regel hoogopgeleid en willen ze
graag meedenken met veranderingen in de organisaties waar ze bij betrokken zijn.
Het ligt dus voor de hand om de mensen die goede en actuele kennis
van bepaalde onderwerpen hebben, actief te betrekken bij verbeteringen op
hun kennisgebied. Het is echter behoorlijk kostbaar en tijdrovend om
fysieke meetings te organiseren met grote groepen. Bovendien is er niet
altijd ervaring met een goed proces om de gesprekken efficiënt en
resultaatgericht te leiden. Het adviesbureau Synthetron heeft dit probleem opgelost door
de ontwikkeling van een uniek internetplatform waar grote groepen mensen (tot
1000) kunnen deelnemen aan gestructureerde, real-time dialogen van 1-1½ uur
over specifieke onderwerpen. Deelnemers kunnen op een chat-achtige manier
zeggen wat ze vinden en geven via stemmen aan in hoeverre ze het eens zijn
met opmerkingen van andere deelnemers. Na een korte analyse van de
resultaten wordt snel duidelijk wat de groep vindt van het onderwerp. |
 |
|
|
De afgelopen jaren is het platform van Synthetron succesvol
ingezet bij vele uiteenlopende organisaties en verschillende typen
deelnemers zoals: medewerkers, klanten, distributiepartners, burgers,
opinieleiders en leden van verenigingen.
Met Synthetron kan op een snelle en
efficiënte manier gebruik worden gemaakt van de inzichten van personen met
relevante kennis of met een bepaalde betrokkenheid. Hierdoor kunnen betere
plannen worden gemaakt met meer draagvlak.
Het betrekken van relevante
groepen via internet wordt ook wel aangeduid met termen als ‘crowdsourcing’,
‘werken 2.0’ of ‘co-creatie’.
De resultaten van online dialogen kunnen ofwel
direct worden gebruikt voor besluitvorming ofwel dienen als input van
fysieke bijeenkomsten waarin deelnemers nader met elkaar in gesprek gaan.
Synthetron sessies kunnen bijvoorbeeld heel goed gecombineerd worden met
fysieke bijeenkomsten die opgezet zijn volgens methoden van ‘Large Scale
Interventions’, zoals ‘Future Search’ of ‘The World café’. |
| |
TOEPASSINGEN
Uit de praktijk is gebleken dat online dialogen zeer breed toegepast
kunnen worden in vrijwel alle branches. Situaties waar de online dialogen
met name veel waarde toevoegen, hebben de volgende kenmerken: |
 |
Grote groepen betrokkenen (> 50 personen) |
|
|
Deelnemers hebben volle agenda's |
|
|
Deelnemers bevinden zich op verschillende locaties, mogelijk zelfs internationaal verspreid |
|
|
Gevoelige onderwerpen |
|
|
Andere overlegmethodes hebben weinig resultaat opgeleverd |
|
|
Hoge prioriteit aan snelle voortgang op het onderwerp |
|
| |
VOORBEELDEN
Voorbeelden van situaties waarin online dialogen succesvol zijn ingezet: |
|
|
Medewerkers wereldwijd mee laten denken over een voorgenomen strategie |
|
|
Knelpunten en oplossingen geïdentificeerd om de performance van een back-office afdeling te verbeteren |
|
|
Betrekken van medewerkers bij verandertrajecten, zoals het centraliseren van de inkoopfunctie
die eerder decentraal was georganiseerd |
|
|
Luisteren naar verwachtingen van klanten bij het ontwikkelen van een nieuwe website |
|
|
Uitdiepen van oorzaken waarom bepaalde aspecten in
medewerkertevredenheid onderzoek relatief zwak beoordeeld zijn |
|
|
Interactieve beleidsvorming: betrekken van burgers bij het maken van overheidsbeleid |
|
| |
VOORWAARDEN
Online dialogen zijn behoorlijk intensief en wekken duidelijk
verwachtingen bij de deelnemers over actie en terugkoppeling. Bij de
beslissing om dit instrument in te zetten is het daarom verstandig om na te
gaan in hoeverre is voldaan aan de volgende voorwaarden: |
|
|
Betrokkenheid van leider/opdrachtgever die
daadwerkelijk wil weten wat medewerkers denken, bereid is om dit
serieus te nemen en zich committeert om zichtbare terugkoppeling te
geven aan de deelnemers |
|
|
Onderwerp dat de deelnemers boeit vanuit interesse of belang |
|
Indien op het eerste gezicht niet kan worden voldaan aan
deze voorwaarden, kan worden bekeken of de vraagstelling veranderd kan
worden. Het is ook mogelijk dat de online dialoog beter past op een
later tijdstip in het proces.
Tenslotte kan een kritische evaluatie van de
voorwaarden ook leiden tot de conclusie dat de inzet van andere instrumenten
waarschijnlijk meer geschikt zijn voor de situatie. |
| |
|
ERVARING
Brainco heeft vanaf 2004 meegewerkt aan de opzet, moderatie en analyse
van meer dan 30 online dialogen met het Synthetron platform in Nederland en
in andere landen, zowel voor het bedrijfsleven als voor de overheid. Op
basis van deze ervaring en analytische vaardigheden kan Brainco samen met de
opdrachtgever of het ontwerpteam snel bepalen welke groepen het best
uitgenodigd kunnen worden en welke vragen tijdens de online sessie het best
gesteld kunnen worden (het zogenaamde script).
Vervolgens is Brainco uitstekend in staat om de resultaten te analyseren en te presenteren in een heldere
‘story-line’ en overzichtstabellen. Op grond van zijn ervaring kan Brainco
online dialogen faciliteren op de meest uiteenlopende gebieden en branches.
Naast Synthetron, onderhoudt Brainco ook contact met bureaus die aanvullende
diensten leveren rond online en fysieke vormen van kennisuitwisseling en
dialoog. Een van de partners heeft bijvoorbeeld ervaring met het realiseren
van permanente interactieve internettoepassingen, waarmee medewerkers het
hele jaar door kennis kunnen delen en met elkaar in contact kunnen komen. |
| |
